渭南市临渭区新型农村合作医疗管理委员会办公室关于进一步加强新农合档案管理制度的通知（暂行）

渭临合管办发（2015）06号

渭南市临渭区新型农村合作医疗管理委员会办公室

关于进一步加强新农合档案

管理制度的通知（暂行）

各定点医疗机构：

    为了进一步加强新农合结报等资料科学化、制度化和规范化管理，维护新农合档案的完整性、安全性及严肃性，更好地为参合农村居民提供服务，按照陕西省档案局、陕西省卫生厅关于印发《陕西省新型农村合作医疗档案管理办法（试行）》的通知（陕档联发[2009]7号）文件要求，特制定临渭区新农合档案管理制度，请你们严格按照要求认真执行。

一、成立档案管理领导小组及建立制度

各定点医疗机构及时成立新农合档案管理领导小组，院长任组长，主管院长任副组长，成员必须由素质高、责任心强、熟悉合疗政策的合疗科及相关科室（医务科、病案室）人员组成。同时，建立健全新农合档案管理制度及责任追究制度，医院要实行统一管理、专人负责，确保新农合报销资料的完整性。

二、档案管理的资料

新农合档案管理分为：文书类、业务类、会计类、特殊载体类。保管期限定为永久、定期两种，定期分为3年、10年、30年三种（见附件）。

（一）文书类包括新农合的各类各种收发文件和相关材料，如办法、方案、规章制度、通知、汇报、报告、通报、申请、汇总、统计、调查、记录及签订的服务协议、登记册、考核反馈结果打分表、处理意见、筹资期间的各种表格和票据、报销的公示材料、群众满意度调查、知识问卷、会议记录等其他材料。

（二）业务类包含住院补偿结算材料、慢性病补偿结算材料、门诊补偿结算材料。

1、住院补偿材料分为区内医院补偿材料和区境外补偿材料，包含新农合住院结算单，合疗证、户口本复印件，计生证明、准生证明、出生医学证明复印件，外伤调查表，孕娩三联单，住院补偿明细表、汇总表、医疗机构信息运行表，技术转诊单复印件及存根原件，医院资质证明，审批表，住院病历复印件，费用清单，务工证明、长期居住证明、在校上学证明等其他资料。以上未注明区境外的资料应一同保存，区境外资料经区新农合经办中心审核后将相关材料退回定点医院归档保存。

2、慢性病补偿结算材料包括慢性病鉴定表（原件），补偿明细、汇总表，补偿结算单等其他材料。

3、门诊补偿结算材料包括门诊收费票据（存根联），补偿结算单，门诊处方、日志等其他材料。

（三）会计类包括新农合备查账等其他材料。

（四）特殊载体类包括新农合工作形成的奖牌、证书、锦旗以及照片、录音带、录像带、磁盘等。

三、档案管理的保存、销毁程序

（一）保存程序。

1、文书类档案的管理按照《陕西省归档文件整理实施细则规则》要求，以年度进行整理、装订、编号和排列。

2、业务类档案的报销资料应在同一年度、月度内、按照报销资料的不同属类，将每一属类内每一诊次所形成的全部文件作为一件，依照《新农合定点医疗机构文件归档范围及保管期限表》（见附件），按照文件名称顺序依次排列、装订后，按结算时间依次排序、编号。分类方法应采取“年度—月度—定点医疗机构—属类”进行归档。

3、会计类档案的整理应按照新农合财务备查账的要求，及时并完整，不得出现缺失、漏项，在年度内进行整理。

4、特殊载体类档案的管理要按照《磁性载体档案管理与保护规范》和《照片档案管理规范》的有关要求分类排列、整理、编目存放。

电子文件归档时应按照《电子文件归档与档案管理规范》有关要求，同时生成纸质文件一并归档整理、保存，其保管期限与相对应的纸质档案保管期限一致。

（二）销毁程序。

达到管理期限的资料，销毁时应严格按以下程序办理：

1、各定点医疗机构应成立新农合档案鉴定销毁领导小组。其成员分别由档案管理工作的领导和主管新农合工作的领导，以及新农合业务熟悉的工作人员、及本院档案的管理人员共同组成。

2、对保管期限已满的新农合档案应逐件进行鉴定，由鉴定小组提出鉴定意见，编制销毁清册，经新农合档案鉴定销毁领导小组组长审核、签字后，由制定的监销人、经办人送指定地点集中销毁。

3、销毁档案时，监销人和经办人在销毁前应认真清点核对，在销毁清册上签章，并将销毁情况报告鉴定销毁领导小组组长，销毁清册应列入综合档案室全宗卷永久保存。

四、档案管理的工作要求

新农合档案管理工作是一项长期的管理工作，工作人员一定要有极强的责任心，各定医疗机构应配置专用档案库房和必要的档案保护设施，库房应具备防盗、防火、防水、防鼠、防高温、防潮、防尘等防护措施，确保档案的安全；有条件的单位应配备档案工作办公用房。为了更好、更方便的为群众办理相关事宜，应严格按照以下工作要求执行。

1、各定点医疗机构领导要高度重视新农合档案管理工作，精心安排、明确责任，实行“谁分管谁负责，谁签字谁承担”，确保工作的规范化管理。

2、各定点医疗机构要切实做好本单位需归档文件、材料、资料的收集整理工作，保证其完整、及时归档。对于未达到期限或未严格按照鉴定程序造册的，严禁任何人、任何部门擅自销毁。

3、各定点医疗机构要及时建立档案查、借阅制度，严格履行查、借阅登记手续。外单位查、借阅新农合档案，应凭单位介绍信，方可查、借阅。严禁在档案上勾划、涂改、标记、折叠、撤换、添加内容等。

4、区合疗办将档案管理工作纳入定点医疗机构考核工作中，对于不能严格按照新农合档案管理规定要求管理的，限期整改到位；对屡教不改，进行全区通报；导致严重后果，触及违法的，移送司法部门。

附：《新农合定点医疗机构文件归档范围及保管期限表》

                                              二〇一五年四月二十九日